Google Meet-opnamen en -logboeken bewaren met Vault

Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang Google Meet-opnamen en -logboeken worden bewaard door Google Vault. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang Meet-gegevens moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing).

Meet-gegevens vallen standaard onder bewaarregels voor Google Drive, omdat de bestanden zijn opgeslagen in Drive. Als u het bewaren van Meet-gegevens afzonderlijk van andere Drive-items wilt beheren, kunt u Meet-specifieke bewaarregels instellen. Deze regels worden pas van kracht als u Meet-bewaarregels aanzet in de bewaarinstellingen van Vault.

Als u gegevens die voldoen aan specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, moet u een aangepaste bewaarregel maken. Als u alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, moet u een standaard bewaarregel maken.

Op deze pagina

• Belangrijke informatie over Meet en bewaring
• Een aangepaste bewaarregel instellen voor Meet
• De standaard bewaarregel instellen voor Meet
• (Optioneel) Bewaarregels specifiek voor Meet aanzetten

Belangrijke informatie over Meet en bewaring

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te controleren welke Meet-gegevens worden ondersteund in Vault.

WAARSCHUWING: Een onjuist ingestelde bewaarregel kan ertoe leiden dat opnamen en logboeken onmiddellijk definitief worden verwijderd door Meet. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Wees voorzichtig als u bewaarregels maakt of wijzigt. We raden u aan nieuwe regels te testen op een klein aantal accounts voordat u ze toepast op uw hele organisatie.

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Zet bewaring voor Meet pas aan nadat u bewaarregels heeft gemaakt

Meet-specifieke bewaarregels staan standaard uit en Meet-gegevens worden bewaard volgens de Drive-bewaarregels. Als u bewaring voor Meet aanzet voordat u Meet-bewaarregels maakt, zijn Meet-gegevens niet beschermd en kunnen deze worden verwijderd. Sommige Meet-gegevens kunnen definitief worden verwijderd in de periode tussen het aanzetten van bewaring en het moment dat u bewaarregels maakt, omdat ze dan niet meer worden beschermd door de Drive-bewaarregels.

Waarvoor gelden Meet-bewaarregels?

Meet-bewaarregels gelden voor oorspronkelijke Meet-opnamen en de logboeken voor chats, vraag- en antwoordsessies en polls in opgenomen vergaderingen.

Voor kopiën van deze bestanden of versies die worden gedownload en geüpload naar Drive, gelden de Drive-bewaarregels. Notulen vallen ook onder de Drive-bewaarregels, zelfs als u Meet-specifieke bewaarregels maakt en bewaring voor Meet heeft aangezet.

Drive-bewaarplichten gelden altijd voor Meet-opnamen en de bijbehorende logboeken

Als u Meet-specifieke bewaarregels aanzet, gelden Drive-bewaarplichten nog steeds voor Meet-opnamen en de logboeken voor deelname, chats, vraag- en antwoordsessies en polls in Meet.

Een aangepaste bewaarregel instellen voor Meet

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenAangepaste regelsMaken.
3. Selecteer Meet als de service en klik op Doorgaan.
4. Kies een entiteit:
   • Organisatie-eenheid: De regel toepassen op een specifieke organisatie-eenheid:
     1. Klik op het veld en kies een organisatie-eenheid.
     2. (Optioneel) Als u de regel wilt toepassen op gedeelde Drives waarvan de accounts in de geselecteerde organisatie-eenheid lid zijn, zet u Inclusief resultaten uit gedeelde Drives aan.
   • Alle gedeelde Drives: De regel toepassen op alle gedeelde Drives in uw organisatie.
   • Specifieke gedeelde Drives: De regel toepassen op een gedeelde Drive die is gedeeld met een specifiek account.
     1. Klik op Gedeelde Drives toevoegen.
     2. Voer een of meer accounts in en klik op Zoeken.
     3. Selecteer een of meer gedeelde Drives.
     4. Klik op Toevoegen.
5. Klik op Doorgaan.

6. Kies hoelang bestanden bewaard moeten blijven:

   • Selecteer Onbeperkt om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Ga als volgt te werk om bestanden na een bepaalde tijd definitief te verwijderen:
     1. Selecteer Bewaarperiode.
     2. Vul het aantal dagen van de bewaarperiode in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaarperiode van het bestand moet worden gestart:
        1. Als u de bewaarperiode wilt starten op basis van een gebeurtenis die aan een bestand is gerelateerd, klikt u op Start bewaarperiodeselecteer Datum gemaakt, Datum gewijzigd of Datum in de prullenbak geplaatst.
        2. Als u de bewaarperiode wilt starten gebaseerd op de datumvoorwaarde van een Drive-label (zie stap 6), klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum ingesteld in datumveld label. Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaarperiode voor een item begint op de waarde van dit datumveld.
     4. Selecteer wat er moet gebeuren met de bestanden als de bewaarperiode voorbij is:
        • Alleen definitief verwijderde items uit het systeem verwijderen: Met deze optie worden items waarvoor de bewaarperiode is verlopen uit de prullenbak zijn verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren. Als u alleen bestanden definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van de gebruiker, kiest u deze optie.
        • Alle items in de Drive van gebruikers uit het systeem verwijderen, inclusief items die nog niet definitief zijn verwijderd: Met deze optie worden alle items verwijderd waarvoor de bewaarperiode is verlopen, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Hierdoor worden misschien items definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Kies deze optie als u alle bestanden definitief wilt verwijderen, inclusief bestanden die nog niet zijn verwijderd.
          Waarschuwing: Vault staat toe dat Drive onmiddellijk bestanden definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
7. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met de gegevens:
   • Als u alleen gegevens definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Door deze regel kunnen zowel verwijderde gegevens als gegevens in de Drive van gebruikers worden verwijderd.

     Waarschuwing: Als u regels specifiek voor Meet heeft aangezet, staat Vault toe dat Meet onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel maakt. Hierdoor worden mogelijk gegevens definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.

8. Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.

De standaard bewaarregel instellen voor Meet

Als de standaard Meet-bewaarregel actief is, geldt deze voor alle Meet-gegevens die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen, inclusief opnamen in Mijn Drive en gedeelde Drives.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren. De lijst met standaard bewaarregels wordt geopend.
3. Klik op Meet .

4. Kies hoelang bestanden bewaard moeten blijven:

   • Selecteer Onbeperkt om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Ga als volgt te werk om bestanden na een bepaalde tijd definitief te verwijderen:
     1. Selecteer Bewaarperiode.
     2. Vul het aantal dagen van de bewaarperiode in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaarperiode van het bestand moet worden gestart:
        1. Als u de bewaarperiode wilt starten op basis van een gebeurtenis die aan een bestand is gerelateerd, klikt u op Start bewaarperiodeselecteer Datum gemaakt, Datum gewijzigd of Datum in de prullenbak geplaatst.
        2. Als u de bewaarperiode wilt starten gebaseerd op de datumvoorwaarde van een Drive-label (zie stap 6), klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum ingesteld in datumveld label. Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaarperiode voor een item begint op de waarde van dit datumveld.
     4. Selecteer wat er moet gebeuren met de bestanden als de bewaarperiode voorbij is:
        • Alleen definitief verwijderde items uit het systeem verwijderen: Met deze optie worden items waarvoor de bewaarperiode is verlopen uit de prullenbak zijn verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren. Als u alleen bestanden definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van de gebruiker, kiest u deze optie.
        • Alle items in de Drive van gebruikers uit het systeem verwijderen, inclusief items die nog niet definitief zijn verwijderd: Met deze optie worden alle items verwijderd waarvoor de bewaarperiode is verlopen, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Hierdoor worden misschien items definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Kies deze optie als u alle bestanden definitief wilt verwijderen, inclusief bestanden die nog niet zijn verwijderd.
          Waarschuwing: Vault staat toe dat Drive onmiddellijk bestanden definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
5. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met gegevens:
   • Als u alleen gegevens definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Door deze regel kunnen zowel verwijderde gegevens als gegevens in de Drive van gebruikers worden verwijderd.

     Waarschuwing: Als u regels specifiek voor Meet heeft aangezet, staat Vault toe dat Meet onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel opslaat. Hierdoor worden mogelijk bestanden definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.

6. Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.

(Optioneel) Bewaarregels specifiek voor Meet aanzetten

Meet-opnamen worden bewaard door Drive-bewaarregels totdat u de Vault-instellingen wijzigt en Meet-bewaarregels aanzet.

Ga zo te werk om Meet-bewaarregels toe te passen op Meet-opnamen en bijbehorende logboeken in plaats van Drive-bewaarregels:

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenInstellingen.
3. Selecteer naast Meet de optie Bewaard door Meet-regel.
4. Klik op Opslaan.